Para hacer la lista de invitados de boda, antes de escribir un solo nombre hay que saber cuántos podéis ser con vuestro presupuesto y vuestro sitio. Con ese número delante, cada uno escribe su lista abierta y entre los dos la ordenáis por círculos hasta que cuadre. Al final, cada casa se convierte en una invitación con su tope de personas, que es lo que de verdad se manda.
Al acabar tendréis la lista hecha en la plantilla que os dejamos para descargar y sabréis cuántas invitaciones salen de ella. Si os pasáis del número, también sabréis por dónde recortar. Es de las primeras decisiones al organizar la boda paso a paso, porque de ella cuelgan el sitio y casi todo el presupuesto.
Cómo hacer la lista de invitados de boda en 5 pasos
Son cinco pasos, y en este orden.
- Fijad el número. El que os permiten el presupuesto y el aforo del sitio, antes de escribir un solo nombre.
- Haced cada uno vuestra lista abierta. Sin recortar, en una sola hoja que veáis los dos.
- Ordenadla por círculos. De los que no pueden faltar a los que vendrán si cabe.
- Convertid las personas en invitaciones. Una por casa, con su tope de personas y los niños dentro.
- Recortad hasta el número. Lo que sobre se queda en una lista de reserva.
Paso 1. El número antes que los nombres
El número de invitados sale de dos cifras que ya tenéis o tendréis pronto, lo que queréis gastar en el banquete y cuánta gente cabe en el sitio. El banquete se paga por cubierto, así que con el precio del menú y vuestro presupuesto sale el máximo que os podéis permitir. El sitio pone el otro techo, y el número que vale es el más bajo de los dos.
Ese máximo no tiene por qué ser vuestro número. Hay parejas que prefieren cien personas con un menú más sencillo, y otras que prefieren sesenta con el menú que les enamoró en la prueba. Decidid cuál sois antes de abrir la lista, porque después cada nombre pesa.
Paso 2. Una lista abierta de cada uno, sin recortar
Cada uno escribe su lista por separado y sin filtrar, con todo el que se le pase por la cabeza. Es la forma de no dejarse a nadie importante y de que ninguno de los dos se sienta en minoría cuando toque recortar.
Id por círculos para que no se escape nadie, con vuestras familias rama a rama, los amigos de cada época, el trabajo y los compromisos de vuestros padres. Da igual que vayáis a mandar invitaciones de papel o invitaciones digitales para boda, la lista se empieza igual, en una hoja que veáis los dos y que se pueda ordenar. Que sea una sola. Con una en las notas del móvil y otra en una libreta, a la segunda semana ya no coinciden.
Escribid cada nombre como lo llamáis, "Abuelos Carmen y Paco" mejor que "Carmen Ruiz López", porque en una invitación digital es el nombre con el que le saluda su enlace. Y apuntad de parte de quién viene cada uno, que os servirá para ver si las dos listas están equilibradas sin contar a mano.
Paso 3. A quién invitar a la boda y a quién no
A quién invitar a la boda se decide por círculos. Al juntar las dos listas, cada nombre lleva una letra, de la A de los imprescindibles a la C de los que vendrían si cabe, y la letra dice qué pasa con él si no cabéis.
| Círculo | Quién suele estar | Si no cabéis |
|---|---|---|
| A | Padres, hermanos, abuelos, amigos de siempre | No se toca |
| B | Tíos y primos con trato, amigos de ahora | Si hay sitio |
| C | Familia lejana y compromisos | Se recorta |
Para los que no sabéis dónde ponerlos, dos preguntas suelen decidirlo. ¿Os habéis visto en el último año sin una boda de por medio? ¿Lo echaríais de menos al ver las fotos dentro de diez años? Si las dos respuestas son que no, es del círculo C.
Hay cuatro casos que dan más vueltas que el resto.
- La familia, por ramas. Si invitáis a un primo de una rama, la rama entera espera su invitación. Se recorta mejor por ramas que persona a persona.
- Los invitados de vuestros padres. Si ayudan a pagar, es normal que quieran a los suyos. Lo que funciona es darles un cupo cerrado desde el principio y que elijan ellos dentro de él.
- El trabajo. O el equipo con el que trabajáis cada día, o solo los que son amigos fuera de la oficina. A medias es lo que más se nota.
- Los ex. Si sois amigos de verdad y a vuestra pareja le parece bien, no hay regla que lo impida.
Si os pasáis mucho, hay parejas que invitan a una parte de la gente solo a la fiesta, o que celebran otro día con quien no cabe. Y a quien os pregunte por qué no está, la verdad corta funciona mejor que cualquier excusa. El sitio es el que es y no cabe todo el mundo.
Paso 4. Acompañantes y niños: cuántas personas lleva cada invitación
Aquí la lista de personas se convierte en una lista de invitaciones, que es lo que se manda. Una invitación por casa. Los abuelos son una invitación, y la tía Rosa, con su marido y sus dos hijos, otra. Vuestra amiga Marta, que viene sola, también tiene la suya.
El acompañante (+1). Decidid una regla y aplicadla a todos, por ejemplo que viene con pareja quien vive con ella o lleva tiempo, y que quien no conoce a nadie también puede traer a alguien. Decidirlo persona a persona no funciona, porque se compara. En la invitación, el +1 es una invitación para dos personas, con el nombre del invitado y "y acompañante".
Los niños. Comen y ocupan su silla, y el restaurante los cobra aunque sea con menú infantil, así que cuentan. Si la boda es sin niños, decidlo pronto y contadlo con cariño en la invitación. Si hay excepciones, como los sobrinos o los pajes, decidid antes quiénes entran, para que nadie tenga que pedirlo como un favor.
El tope de cada invitación. Es el número de personas que pueden confirmar con ella, niños incluidos. A la tía Rosa le ponéis cuatro y a los abuelos dos. Alguna pareja nos ha preguntado si los niños cuentan en ese número, y la respuesta es que sí. Una familia con tope de cinco son cinco entre adultos y niños. Si necesitáis saber cuántos son niños, se pregunta aparte en la confirmación de asistencia de la boda.
En esas mismas bodas, de las invitaciones para varias personas cuatro de cada diez llevan un tope, y de las que lo llevan y ya han contestado que sí, una de cada cinco confirma menos personas de las que permitía. El tope marca hasta dónde pueden llegar, así que al restaurante dadle lo que os confirman.
Paso 5. Recortad hasta el número y guardad una lista de reserva
Con la lista ordenada por círculos y pasada a invitaciones, se suman las personas y se comparan con el número del paso 1. Si sobra gente, se recorta por el círculo C, rama a rama, y si todavía sobra, por el B.
La lista de reserva
Lo que recortéis no se borra. Se queda en una lista de reserva, ordenada, para cuando alguien del primer envío os diga que no puede. Para que esa segunda tanda llegue a tiempo, la primera tiene que salir con margen, y con cuánto tiempo se mandan las invitaciones depende del día en que el restaurante os pida el número.
Contad con que la reserva se usa poco. En esas bodas de España, de las invitaciones que contestan, menos de una de cada diez dice que no, así que a quien está en la reserva no le prometáis nada de palabra. Un "luego te mando la invitación" dicho en una cena compromete un sitio que a lo mejor no hay.
Plantilla de lista de invitados de boda en Excel
La plantilla tiene una fila por cada invitación, que es lo que la hace servir para una invitación digital. Descargad la plantilla en Excel, que también se abre en Google Sheets. Además de la lista, trae una hoja de resumen que hace sola las cuentas.
Cuatro de las columnas de la hoja Lista, con los ejemplos que trae. La última fila, en coral, es una invitación que todavía no está creada en la invitación digital.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre en la invitación | Como le llamáis. Es el nombre que leerá en su invitación |
| Círculo | A, B o C. Se recorta por la C |
| Tipo y tope de personas | Una persona, o varias con cuántas pueden confirmar |
| De ellas, niños | Para el menú infantil |
| Creada en la invitación | Se marca al darla de alta. Las filas sin marcar se pintan en coral |
| Respuesta y personas que vienen | Para seguir las respuestas si vuestra invitación no las recoge |
| De parte de | Para ver si las dos listas están equilibradas |
| Enviada, teléfono, idioma y notas | Lo que os sirva tener a mano al mandar cada enlace |
El resumen dice en cada momento cuántas invitaciones lleváis, cuántas personas suman como máximo y cuántas faltan por pasar a la invitación, y las reparte por círculos y por quién las invita. Es la cuenta que se rehace una y otra vez mientras se recorta.
Cómo se hace en vuestra invitación
Si la vuestra es una invitación digital, la lista no se queda en la hoja. Cada fila pasa a ser una invitación con su propio enlace. En la nuestra se hace en el gestor de invitados del editor, con la plantilla abierta al lado.
Cada fila de la hoja, una invitación
Dais de alta cada invitación con el nombre de la hoja y elegís si es para una persona o para varias. En las de varias, activáis el tope y lo ajustáis con el más y el menos. No pide teléfono ni correo. Después, en la plantilla, le ponéis el ✓ en Creada, y lo que siga en coral está por pasar.
La tía Rosa, a punto de darla de alta. Arriba el nombre de la hoja, debajo el tipo y el tope de cuatro personas, niños incluidos.
El envío y las respuestas, en la misma lista
Cada enlace sale con el botón de WhatsApp de su fila o copiándolo, y la fila pasa a "Invitación compartida". Cómo mandarle a cada uno su enlace por WhatsApp, con textos para copiar, lo contamos aparte. Desde ese momento, cada fila dice si ha confirmado y cuántas veces ha abierto la invitación. En las de varias personas que ya han confirmado, dice además cuántas vienen, y los filtros de arriba cuentan cuántas faltan.
Diez invitaciones en la lista. La tía Rosa confirma tres de los cuatro que podían venir, y la familia Ortega llena su tope de cinco.
Una invitación de varias personas la contesta una sola persona por todos. Si a la tía Rosa y a su marido les mandáis el mismo enlace, se queda la última respuesta, así que basta con que conteste uno por toda la casa. Para un grupo entero hay además un enlace para todos, en el que cada uno se apunta con su correo o con Google. Pide que vosotros tengáis la cuenta creada, y ellos no necesitan ninguna. El tope es igual para todos los que se apuntan, y por eso a la familia le va mejor la invitación de cada casa.
La lista que se lleva al restaurante
En preguntas y respuestas, el recuento separa las invitaciones de las personas confirmadas, y la lista se descarga en PDF, Excel o CSV con lo que ha contestado cada uno.
Diez invitaciones y doce personas confirmadas. Es la diferencia entre las dos listas, y lo que le interesa al restaurante.
Así las respuestas dejan de llevarse a mano. Quién la ha abierto y cuántos vienen lo lleva la invitación digital con su gestor de invitados, y la hoja se queda para recortar y hacer cuentas. El precio no cambia con el tamaño de la lista. Se paga una vez, tengáis treinta invitaciones o doscientas.
Errores al hacer la lista de invitados de boda
Estos tres errores al cerrar la lista de invitados de la boda tienen arreglo si se ven antes de mandar nada.
- Contar invitaciones como si fueran cubiertos. Sesenta invitaciones no son sesenta personas. Pedid presupuesto con las personas que suman los topes, y cerrad el número con las que confirman.
- Reservar el sitio antes de tener el número. Si el sitio se queda pequeño, quien decide el recorte es el aforo.
- Olvidar a los que trabajan ese día. El fotógrafo o quien os coordina a veces comen en el banquete y cuentan para el restaurante, aunque no reciban invitación. Preguntadlo al cerrar el número.
El paso que más se olvida: tachar cada invitación que creáis
Al pasar la lista a la invitación es fácil que alguien se quede fuera. Basta con que suene el teléfono entre una invitación y la siguiente para que una prima se quede en la hoja sin enlace hasta que pregunte por qué a su hermana sí le ha llegado.
Nuestro compañero, que atiende a las parejas mientras montan su invitación, es partidario de tener los invitados en un Excel e ir tachándolos según se crean en la invitación, "para estar 100% seguros de que está el invitado creado". En la plantilla ese gesto es la columna Creada, y las filas que siguen en coral son las que faltan.
Si vuestra invitación está por hacer, podéis probarlo en el editor sin registraros. Dad de alta dos o tres invitaciones de la hoja, una de ellas para varias personas con su tope, y mirad cómo queda la lista.
